皆さん、こんにちは。フレクシェのイナガキです。
今回は、フレクシェのペーパーレス化への取り組みと、私自身の変化についてお話します。

紙依存の旅行業界からIT企業へ

突然ですが、前回の記事でも書かせていただいた通り、私は前職では旅行業界にいました。

旅行業界は、現在でも資料・報告・見積・手配その他あらゆる書類をペーパー化してFAXや郵送でやりとり、何かあれば電話という文化が根強く残っていたりします。
もちろん理由がなくそうしているわけではなく...たとえば、老舗の旅館や小規模の民宿の方とやり取りしてみると、PCの操作に慣れない方も多くいらっしゃいます。そういった方とは郵送やFAXでのやり取りのほうがお互い安心感があります。

また、十年ほど前までは旅行代理店のカウンターに来るお客様も今より多く、そのたびに行程表やらホテルの詳細やら...と何枚もの書類をお渡しするのが当たり前でした。業界全体にその習慣が根付いているのでしょう。

毎日の社内外の会議のたびに数ページに渡る冊子を印刷して参加者全員に配るのも当然のことだと思っていました。
ですので会議の多い日には時間に間に合うようプリンタの前に張り付いて冊子のホチキス留めを延々しているスタッフがたくさんいました。
(今思えばプロジェクタとPCを使えば良い話という場合がほとんどなのですが...。)

働き方も紙依存に...

私は、日々発生する大量の裏紙を使い、何かあれば裏紙に書き出して考える、タスク管理も裏紙に書き出してデスクのコルクボードに貼り付ける、重要書類のチェックも印刷してから指差し確認、という仕事の仕方に慣れてきてしまっていました。
やはりフィジカルに存在するものを確認することで安心感はあります。ミスも減らすことができました。
一方でペーパーを大量に使用するやり方は、エコノミーやエコロジーの流れにも逆行していますし、時間のロスも大きくなります。
良くも悪くも数年間この環境にいたことで、すっかり自分の中での違和感は喪失してしまいついつい紙依存な仕事の仕方が当たり前になってしまいました。

「これってペーパーレス？」フレクシェに入社して感じた意識のギャップ

フレクシェに入社して以来、前職に比べて紙を取り扱うことが格段に少なくなりました。
体感では数分の一かそれ以下になったように思います。

「これがペーパーレス化というものか...」と感心していると弊社代表の浦野は「本気でペーパーレス化に挑んでいる企業からみたら、フレクシェはまだまだなんじゃないかなぁ」とどうにも浮かない顔。

そこでフレクシェってどれくらいペーパーレス化がすすんでいるの？という疑問を解決するべく、社内のメンバー数名にインタビューを行ってみました。回答を一部抜粋して紹介します。

Q.前職と比較してフレクシェのペーパーレス化の取り組みをどう評価するか。

→前職がインフラ業界で、個人情報を含むペーパーを大量に取り扱っていた。再利用もできないし非効率だった。現在はお取引上の契約書類くらいしか紙は扱わないから、前職に比べてプリンタに向かう回数は数十分の一になった。効率的でよいと思う。

→前職がオフィスワークでないため単純比較はできないが、現状、自分が紙を扱うのはメモの時くらいだ。業務で紙に向かうことはほぼないので十分だとおもう。

→フレクシェでは出退勤管理や休暇取得の申請書類など、紙を扱うタイミングが全くないわけではないので改善の余地があると思う。自らの担当業務で紙を扱うことはないのでそこは良いと思う。

Etc...

Q.今後どうして行けば良いと思うか。

→お取引上のやり取りもペーパーレス化が進められればより良いとは思うが、自社だけでなく世間的にもっと機運が高まらなければ難しそうだ。

→事務上の手続きで書類提出した後にも、自分の知らないプロセスで別な紙業務が発生しているかもしれない。そういった点も確認し改善できるならすべきだ。

→ペーパーレス化を目指すとなると、大きな費用や手間がかかるシステム導入などが必要な場合もある。エコロジーとエコノミーのバランスも考えつつ、実践可能なレベルではなるべく紙に依存しないようにすべきだ。

Etc...

Q.フレクシェのペーパーレス化への取り組みは十分だと思うか。

十分だと思う...60%

どちらとも言えない...20%

不十分だ...20%

メンバーの経歴や携わる業務内容によって随分意識や考え方の差があるということがわかりました。
総合すると「世間的に見て遅れている方ではないものの、今後改善できそうなところは多い」というところでしょうか。
フレクシェでは、働き方や働く上でのルールについて、個人の判断に任される部分も多いため、ひとりひとりの心がけが大切になってきそうです。

紙依存人間がどう対応していくか

では私は...というと、前半にお話したとおり、私はもともと紙に依存した働き方が身についていたので、私自身のペーパーレス化への適応は必須課題でした。
PCでメモを取る習慣をつけたことでかなり紙依存度は下がったかと思っていたのですが、どうしても紙を探してしまうタイミングが2つ。

それが「絵に書いて考えたい時」と「タスク管理」でした。
これまではコルクボードでタスク管理、絵を書く時は裏紙...とやっていたのですが、紙を節約しなければならない以上そうも行かず。

そこで導入したのがこちらのペンタブレットです。

これがあれば、考えごとをするたびに紙を消費する必要がありません。
紙を捨てる必要もないので、ふと考え方を思い出したいときなどにもとても便利です。

最近ではコロナ禍の影響もあり、Microsoft Teamsなどのオンラインミーティングツールを使う機会も増えましたが、
ペンタブレットがあれば画面共有をしながら手書きでイメージがシェアできるので会議もスムーズに進められそうです。

ただタスク管理についてはご覧の通り...付箋が現役です。

スケジュール管理ツールなども別に使用しているのですが、「終わったタスクをはがして捨てる」ことで現在のタスク量をひと目で把握できる「貼り出し方式」からどうにも脱却できず。
Windows標準の付箋機能なども試してみたのですが、どうにも勝手が違い、これに関しては紙ベースが残ってしまいました。私にとっての「今後改善できそうなところ」ですね。
もし、良いツールやタスク管理の方法をご存じの方がいらっしゃいましたらぜひご教示ください。

という訳で本日はフレクシェのペーパーレス化と、ついでに私なりのペーパーレス化への取り組みについてでした。

また次回の記事でお会いしましょう。